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新时代档案工作的新思维(下)

作者:全国政协委员 杨冬权 来源:中国档案报 2018-01-22 星期一
   

一要注意把网络信息存档,让网络信息变成档案永久流传后世。网络信息,是网络时代人们的主要记录和集体记忆,如果不把它们作为档案加以保存,它们不久就会自生自灭,不复存在,十几年前一些信息专家发出的“信息时代将成信息空白时代”的警告就会成真。这对个人、对单位、对国家、对人类都是一种不可弥补的损失。因此,包括中国在内的世界各国档案工作者必须同网络工作者联手,共同把网络信息存档,让它得以永久流传。这是档案工作者作为“记录保存者”和“记忆守护者”的天然使命和当然责任,出于档案工作者的天性和良心,我们必须担当起挽救信息时代人类信息自然流失这一重要的、不可推卸的历史责任,为今天的信息社会存档,替未来的人类留凭证、留智慧、留记忆、留痕迹。

2014年,我到一家驰名世界的电子商务公司参观,得知他们把本公司成立以来十几年的所有网络信息全部多套备份,并在几个不同的地方异地存放。尽管他们每年产生的网络信息都是海量的,尽管每年归档并多套异地保存这些电子档案的费用相当不菲,但他们认为,在大数据时代,这些信息对他们不是包袱而是财富。通过数据,他们可以预测未来的发展趋势,引领未来的发展潮流,从而让他们永远站在时代的前头,引领时代,不致落伍。这对我震动很大,也促使我开始在全国大声呼吁并着手布置网络信息存档。我的总体构想是:把全国的网络信息全部归档保存是一个庞大的工程,可以先易后难,分三步走。第一步,各个机关、企业、事业单位、社团先把本单位的网站信息分别归档保存。这一步最容易做到。有些单位过去已经这样做了。第二步,各级国家档案馆按照先机关和国有企业,再其他企事业单位和社团的次序,分别把本级机关、企业、事业单位、社团的网站信息集中归档保存。这一步,在各级国家档案馆已经建立本级电子文件备份中心的情况下,也不难做到,事实上有些地方也已经这样做了。第三步,国家档案行政管理部门与国家网络行政管理部门及国家各大主要网络运营单位合作,由国家投资,把我们国家的现存网络信息全部存档(已经由各级档案部门存档的除外),为我国的网络社会保存一套完整的记忆。

把网络信息归档保存,是档案部门实现“互联网+档案”战略的题中应有之义,是档案工作者对守护记忆这一天职的履行,是信息社会发展对档案工作的必然要求,是档案工作的一大创新、一大开拓。它将大大丰富档案资源,扩大档案工作的领域,为国家积累大量的财富,为未来留下珍贵的遗产。

二要利用网络实现档案资源的整合和共享。实现档案资源的社会共享,是网络时代对档案工作的必然要求,是档案工作者的最大愿望,是社会各方面的共同需要。网络技术更为实现档案资源共享提供了可能。实现资源共享的前提是进行资源整合。这需要各级档案部门积极把档案目录和档案原文数字化,并通过网络与其他档案部门等进行跨单位、跨区域的整合及联动,互相查档,互相出证,让利用者无论身在何处,都可以“一键利用”“一指解决问题”,享受“一站式”服务,从而实现档案资源的共享共用和便捷利用。网络的整合,是虚拟的整合,不是实体的整合。它无须移动档案本身,因此易于开展。所以档案资源整合要首先利用网络来进行虚拟整合,现在不少地方档案馆搞同省市甚至跨省市档案馆的“跨馆出证”,就是一种很好的网络整合。

三要利用网络,借助社会力量开展有关档案工作。档案部门的有些工作,如档案编目、关键词著录、照片上人物的识别与标注、展览的设计、开放档案的编研、网络视频的制作等,是可以由志愿者、专业公司、中介组织等社会力量在网上进行的。我们可以通过网络组织社会力量进行这些工作。国外的一些档案馆已经开始这样做了,我们更应该抓紧这样做,充分利用网络来动员社会力量在网上参与档案工作。这样,一方面可以缓解档案部门人手不足的矛盾,另一方面也可以扩大档案部门的社会影响。

四要积极利用网络发布档案。不但要在本单位的网站上发布档案,更要在各种公共网络平台上发布档案,因为后者的影响力要比前者大千百倍。2008年以来,国家档案局已经在国内外各大知名网站上先后发布了十多个系列的专题档案网络视频,每个专题网络视频都达到了数以亿计的点击量。现在,一些地方的档案部门又开始在手机上发布档案信息。今后,档案部门应该学习这些做法,积极运用本单位网站,特别是各种公共网站和手机等各种网络平台,发布档案网络视频、档案电子图书、专题档案目录、举办网上展览等。

五要开展网上业务指导。过去的业务指导需要到现场面对面进行,在网络时代,则可以通过发视频、短信、微信等方式进行网上业务指导。有些地方档案部门已经开始这样做。各级档案部门要尽可能地运用网络来开展远程业务指导,使业务指导更加及时、便捷、广泛。

六要开展网上专业培训。网络时代,一本好的教材或者一堂好的课放到网上,全国有网的地方和能上网的人都可以看、可以听、可以接受教育培训。各级档案部门要更多地开展网上专业培训,让更多的人通过网络接受名家的指点,更广泛地接受教育培训。

七要利用网络宣传档案知识、档案工作和档案工作者。各级档案部门要普遍建立自己的网站或政务微博,并有人负责打理它们,把它们真正办好,在这些平台上更多更好地宣传档案知识、档案工作和档案工作者。

八要在网上开展档案学术交流和研究。各级档案部门特别是档案学会,要更多地运用网络,在网上开展档案学术交流和研究,使之更广泛地开展起来。

九要把网上利用档案纳入档案利用统计。随着各级档案馆(室)档案数字化和远程利用工作的开展,通过网络利用档案的人将越来越多。目前,在不少档案馆、室,网上利用档案的人次数已大大超过实地或现场利用档案的人次数。这也是我国档案利用工作的一个重大变化和历史性拐点,是我国档案工作进入信息化时代的一个重要标志。可是在我国目前的档案统计体系中,还没有设立网上利用档案和资料的人数、次数、件数这些指标,网上利用档案数在现行档案统计中还完全没有得到反映。各级档案部门要迅速设立科学的网上利用档案的统计指标,并规范其统计口径和方法,从而准确地统计出网上利用档案的数量,更加全面反映出我国档案利用的效果、趋势、变化、规律等。

十要更加注意网络安全。一方面,要注意内部网络系统的安全。档案部门的内部网络系统,是各种敌对势力和其他别有用心者实施网络攻击的重点对象,他们企图通过攻击档案网络系统来窃取或篡改档案信息。这是网络时代档案安全所面临的一个新的动向和新的难题。我们必须时刻保持高度警惕,经常检查“防火墙”、修筑“隔离网”、更新“安全盾”。另一方面,要注意上网档案信息的安全。各级档案部门在把政府公开信息、档案全文、档案目录上传到互联网之前,一定要认真审核,严格把关,谨防把含有国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私和政府未公开信息的文件、档案及其目录上传到互联网,避免造成失泄密事故。

十一要积极运用各种新的网络媒体。在网络时代,过几年就会出现一种新的网络传播形式,如微博、微信、客户端、微信电话本等,从而形成新的网络时尚和网络受众。各级档案部门要随时关注并积极运用各种新出现的网络媒体,来发布档案、宣传档案工作,与时俱进,占领各种新的网络阵地,不断更新网络版图,扩大档案影响。

网络有着巨大的能量。网络思维能让我们自觉地运用网络,时时获得网络的巨能,让你同世界的各个地方、各种人连接上。可以说,获得网络的人,能量小不了;能量大的人,成就小不了;成就大的人,快乐少不了。所以,网络思维能带给我们能量、带给我们成就、带给我们快乐。

第五,要有合作思维,善于同各方面合作,实现共享共赢。

我们党的新的发展理念中有一个叫共享。最近,联合国又把共享写入联合国决议。合作才能共赢。提倡合作思维,符合共享理念。

档案工作中的好多事,是可以同其他方面合作进行的;社会上有很多方面,也是愿意并可以同档案部门开展相关合作的。合作,可以借助各方面力量从而扩大档案部门力量;合作,可以成倍地扩大档案工作的影响。合作,既可实现档案资源的共享,又可实现档案工作与其他工作的共赢。为了达到共享共赢的目的,档案工作者必须具有合作思维,积极同各方面开展合作。

一要同其他档案部门合作。即同其他的档案室、档案馆、档案局,档案报、刊、网站,档案科研、教育单位,档案学会等合作,举办各种活动、完成各种项目等。

二要同其他收藏单位合作。即同图书馆、博物馆、纪念馆等收藏单位合作,共同举办各种展览和各种活动,开展多种形式的合作。

三要同其他专业部门合作。比如,与党校或干部学院、行政学院合作,在那里办展览、讲档案知识、培训档案干部,让档案进党校、进干部学院;与教育行政部门或与学校合作,组织大中小学生到档案部门参观,利用档案合作编辑乡土教材发到中小学生手中,把档案展览办到大中小学校,把档案电视片光盘、档案网络视频光盘、档案电子图书等发放到大中小学,共建中小学爱国主义教育基地、大学生教学实践基地等;与机关、企业的党委部门合作办档案展览,让他们组织机关、企业的党员、干部、职工观看展览。又比如,与宣传部门合作,共同举办档案展览、拍摄电视片、开设专栏或专门节目,开展爱国主义教育,宣传档案文化;与其他部门共同开展各种形式的合作,把档案工作影响扩大到社会各个方面和世界各个角落。

四要同企业合作。要善于利用企业的信息技术、信息平台实现网络信息的归档;利用企业的科研力量,搞档案科研项目或档案标准;利用企业的资金,搞一些档案工作的合作项目;利用企业的场地,代存档案;利用企业的技术、人员,搞档案数字化、档案编研等。

五要同行政服务中心合作。要让档案部门进入本地的行政服务中心,提供“一站式”服务;要对行政服务中心利用档案的情况进行调查、研究,总结档案利用规律,指导档案利用和接收等工作;要把行政服务中心的档案利用数量纳入档案统计体系。

六要同民间收藏家合作。要学习他们的执着、吃苦精神,加深他们对档案事业的热爱和钻研;要加强同他们的联系,吸收他们加入档案学会,参与档案工作;要吸引他们向档案部门捐献或寄存档案,与档案部门共同举办档案展览、出版档案图书、开展档案宣传等。

七要同其他热心人士合作。比如,与热心公益事业的人士共同设立档案基金,用于档案保护、开发等;与热心档案工作的志愿者共同开展某些方面的业务工作;与热心历史研究的人士共同开发档案资源等。

八要同外国档案部门和有关人士合作。比如,到国外征集有关档案;与外国档案部门或有关单位互办档案展览,交流档案复制件,互相举办学术研讨会、技术培训班,互相开展人员交流等。

合作能成事,合作能成大事。有合作思维的人,到处能找到支持者、赞助者、后援者。这样的人,能有不成功的吗?所以,有合作思维的人,必然是成功人士,

以上这五种新思维,是我对近几年全国档案工作的实践所作出的新总结、新概括、新提炼,是我从这几年社会发展的新趋势,特别是党的十九大引领的社会发展新趋势所领悟到、体会出的档案工作新趋势,是对我国档案工作未来的预见、展望和应对。具有这些思维,能有助于我们在档案工作中更好地落实党的十九大精神,让档案工作者更好地服务于新时代,在新时代出彩。 (完)

原载于《中国档案报》2018年1月18日 总第3170期 第三版