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新时代档案工作的新思维(中)

作者:全国政协委员 杨冬权 来源:中国档案报 2018-01-22 星期一
   

第三,要有创新思维,勇于并善于开辟档案工作新疆域。

为什么要有创新思维呢?因为它首先符合国际发展的新潮流。2016年杭州G20峰会把创新发展列入议题,说明创新是国际发展的一股新潮流。我们提倡创新思维,符合国际发展的新潮流。同时这也符合我们党最新的发展理念和发展战略。党的十八届五中全会提出了“五大发展理念”,其中列于首位的就是创新理念。我们党还提出了“创新驱动”发展战略。这些在党的十九大报告中又得到了重申和坚持。可以说,创新是我们党的最新发展理念和最新发展战略。最后,它也符合我们档案事业发展的实际需要。档案工作没有创新,它的范围就不会扩大,质量就不会提升,作用就不会增强,地位就不会提高。只有创新,才能开辟档案工作新疆域;只有创新,才能形成档案事业新格局。尤其是在新时代,档案工作的发展环境、工作对象、技术方法、社会需求等都在不断迅速地发生变化,不创新,就不能改变;不改变,就不能适应;不适应,就会被淘汰、被边缘化。事实证明,我们的事业在过去的不断发展,靠的是不断创新;我们要想在今后继续有新发展,不断前进,还是要靠不断地创新。

人类社会的发展证明,人类的进步、事业的发展都依赖于创新。创新是发展之源,发展之本,也是发展的不竭动力。可以说,创新是人类百花园中最美丽、最多姿的花朵。

说到创新,不得不说到一条新闻:媒体调查“一带一路”国家年轻人对中国的印象,外国人总结出了中国的“新四大发明”——高铁、淘宝、微信、共享单车。这四样东西都是过去没有的东西,都是在中国创造出来并普遍应用的东西,都是体现中国正在领导着世界新潮流的东西,也都是让中国人引以为傲的东西。“新四大发明”,是创新思维结出的果实,都是创新实践带来的成果。它们有的是技术的创新,有的是商业模式的创新,有的是业态的创新。它们一问世,就风靡全国,吸引世界。它们带给人们的,不仅是出行的方便、购物的方便、人际交流的方便,还带来思想观念的改变、社会风俗的改变、生活方式的改变,甚至是世界发展中心和重心的改变,是各国对世界影响力的改变等。有了“新四大发明”“新七大奇迹”,那么更多的新风尚、新景观还会远吗?你看,时速350公里的高铁运行没几年,时速1000公里、甚至3000公里的高铁又开始研制了;共享单车上市没几天,共享汽车、共享住房甚至是共享别墅也来了。这些不断出现的新发明、新奇迹、新风尚、新景观,很快就会把世界各国的注意力吸引到中国来,使中国成为世界上新的发明中心、发展中心、潮流中心、时尚中心、文化中心、文明中心。这让我们看到了创新的力量、创新的作用、创新的意义,也能激发起我们创新的渴望、创新的冲动。

根据我自己的切身体会来说,具备创新思维至关重要,它比具备具体的知识、懂得具体的技术都更加重要。

比如,我本人以前是一个“计算机盲”和“网盲”,但正是我这个“网盲”策划了全国档案界出现最早、影响最大、也最漂亮的一场网络宣传,以及之后的一系列网络宣传。2008年3·14事件后,中央档案馆推出的关于西藏问题的系列网络视频,得到中央领导同志的肯定,得到中央各大媒体的宣传,被人们称赞为“在关键的时刻、用关键的材料、说了关键的话”。之后,又每年推出档案网络视频,形式从最初的一周一集到后来的每天一集。特别是在2014年,为了集中反击日本右翼否定日军侵华罪行的言论,连续推出了关于日本战犯的侵华罪行自供、档案里的中国抗战、伟大胜利——中国受降档案、南京大屠杀档案选萃四个系列,把档案宣传推向了前所未有的高潮。这个高潮表现为:第一,领导很重视。中央领导同志批示支持,并提出指导意见,安排宣传时间。第二,宣传规格高。中宣部直接通知中央各大媒体和全国主要宣传部门转发,并主持召开中外记者新闻发布会向中外媒体传播。第三,宣传规模大。全国共有1200多家网站、300多家报纸、100多家电视台转发。第四,持续时间长。战犯笔供一个系列持续宣传了45天,其余3个系列也持续宣传了45天,全年共有90天即四分之一的时间,全国媒体持续宣传档案的内容。网络宣传的这些不断刷新的成绩,都是创新思维结出的果实。

再比如,我本来一点不懂电视创作和制作,但正是我这个“电视创作盲”,却创作并主持了我国第一部大型档案文献电视片《共和国脚步》,后来又创作策划了10多部这类作品,先后获得“五个一工程”奖、中国电视金鹰奖、中国出版政府奖等多项大奖,为档案资源开发和档案宣传开辟出一个新的领域,创造出一个新的品种。这些文献电视片的制作播出,不但让档案开发的电视形式从无到有,而且让档案文献电视片从有到精,创造了档案文献电视片的一个个新高度:曾在中央电视台一套黄金时段播出;曾达到3.9%的收视率;曾在全国120多家电视台联播;曾长达365集,由多家电视台每天播出一集,每集5分钟;曾达到单部时长30多小时;曾由党和国家最高领导人亲自审看并提出修改意见;曾送给两届中央政治局常委观摩;曾获得2个“五个一工程”奖、3个电视金鹰奖、两个广电总局扶持奖;曾有2个全国著名歌唱家为2部电视片演唱主题歌;档案文献片达10多部、1000多集,总时长达120多个小时。这些也都是我们不断创新的结果。

从一系列事例中,我切身体会到创新思维的重要性。有了创新思维,我们就能随时随地在各项工作中冒出一些创新的思想火花,作出一些创新性的决策或举措,不断地有所创新、有所拓展、有所改进、有所提高,而不是一直躺在既有思维的:“热被窝”里,不会老是踩着别人的脚印,走前人走过的路,老是重复别人做过的事,吃别人嚼过的馒头。只要有了创新思维,新点子就会不断地往外冒,新举措就会不断地往外出。这样,没有机会也能创造出机会,没有东风也能借得来东风,没有条件也能创造出条件,没有地位也能赢得来地位。

有了创新思维,没有地位也能赢得来地位,这话不是吹牛。比如,从前中央档案馆很难能够进入中央领导的决策视野。2008年,中央档案馆创办了《档案参考》,每年都有几期甚至十几期送至中央领导的案头。记得美国一位中央情报局长曾说:情报人员的最大荣幸,莫过于他所提供的情报送到了总统的案头。对他的这句话,我深有同感。我们档案人的最大荣幸,莫过于所提供的档案送到了总书记的案头。这种我们过去不常有的地位,正是大家通过创新思维和创新举措而争取到的。

创新思维,可以应用于档案工作的方方面面。换句话说,我们在档案工作的各个方面,都应该具有创新思维,注意不断关注档案工作的各个新的方面,在档案工作各个领域进行创新,不断开辟档案工作的新疆域、新境界。以下12个重要方面都可以作为档案工作创新的切入点和着眼点。

一要关注新的档案形成者,把他们纳入监督、指导、服务的范围。现在,随着经济社会发展的不断深入和深化,新的档案形成者也就是新形成档案的单位和个人层出不穷,如新的机关、企业、社团、家庭、个人不断产生。对这些新的档案形成者,需要建立档案的,要及时指导他们建立档案;需要提供各方面支持或服务的,要及时提供支持或服务;需要纳入法律监督范围的,还要及时纳入并开展监督。

二要关注新的专业档案,把它们纳入管理范围。党的十八届三中、四中和五中全会,都提出要建立各种新的“记录”,这些“记录”,实际上就是档案。今后,各种前所未有的新的“记录”,也就是各种新的专业档案还会不断产生,我们必须经常关注,及时把它们纳入接收和管理的范围,并同有关部门共同制定管理办法,对这些新的专业档案的接收、管理等加以规范。

三要关注新的档案载体,把它们纳入管理范围。随着信息技术的日新月异,各种新的档案载体不断出现,如电子档案、音频档案、视频档案、三维图纸,等等。今后,还将不断出现新的档案载体,我们都应该随时关注它们,一旦出现,只要内容应该归档,就及时管理它们、规范它们,否则新载体档案形成后将会面临散失的危险。

四要关注新的档案利用人群,开辟新的档案利用领域。这些年,新的档案利用人群不断形成,但是我们关注得还不够、服务得还不够。

比如,省以下各级行政服务中心(或市民服务中心)的服务对象,实际上主要是档案利用人群。这几年,我先后考察过福建省福州市和厦门市行政服务中心,以及广东省中山市一些乡镇、村或社区的服务中心。他们的工作很繁忙,服务的对象有很多,服务的内容涉及方方面面。对这些各方面的工作内容,我把它们归纳为同档案有关的两项工作:一是“利用旧档案”,二是“形成新档案”。来服务中心的人大多是来办理各种证明或证件、获取各种凭据的,工作人员一般都要调取过去的档案,也就是老的“底子”,为他们出具各种新的证明、证件等凭据,从而又形成新的“底子”、新的档案。服务的过程和内容,基本就是利用旧档案,形成新档案。所以,我初步判断:各级行政服务中心为服务对象办证的过程,就是利用档案的过程;他们的服务对象,就是档案利用的人群。过去,还没有人作出过上述这一判断,还没有人注意到来各级行政服务中心的人是档案利用的人群,更没有把这些人群纳入档案利用的服务范围和统计范围。据了解,这一人群数量庞大,全国每年总计应该超过1亿人次。仅厦门市行政服务中心这一个单位,每天的接待量就达1万人次左右。在广东省中山市一个地级市下属的镇和村两级的服务中心,每年共接待达300万人次以上。这是一个很大的数字,预计超过目前当地已经纳入本级档案利用统计范围的档案馆和档案室利用档案、资料及政府公开信息人次的总和。对于这个最近兴起的巨大档案利用人群,我们应该迅速予以关注,把它们纳入服务范围,研究他们利用档案的内容、特点、趋势、存在问题等,以求改进服务,并调整改进我们今后文件材料的归档、收集范围;同时也要设立相应的统计指标,把他们纳入档案利用的统计范围。

再比如,网络上利用档案的人群、电视上利用档案的人群,数量更是巨大。前几年国家档案局发布的档案专题网络视频、拍摄的档案文献电视片,每部的观众总人次都数以亿计。目前,我国每年通过网络或电视等大众传媒接受档案利用的人次,肯定要大大超过到各级档案馆和档案室利用档案的总人次。对这些潜力巨大的档案利用人群,我们至今还没有纳入档案利用的服务范围和统计范围。今后,我们也应该关注这些人对档案利用的反馈,研究他们对档案内容的喜好、对档案利用方式的喜好等,以便今后针对他们的喜好去开发档案。

把各级行政服务中心的服务对象和通过网络和电视利用档案的人群,纳入档案利用的服务和统计范围,是一件对档案工作意义重大的事情。因为纳入以后,每年全国档案的利用人次、件次、利用率、利用效益等都将会大大增加,从而能够更加实际、准确、客观地反映出我国档案的利用价值、档案工作的作用与地位、档案工作对经济社会发展的贡献等,对于大大增加档案的利用价值和利用效益,提高档案工作对经济社会发展的贡献率,增强档案工作者的信心和工作动力,加大领导和社会对档案工作的重视支持,从而改善档案事业发展的社会环境大有裨益。

另外,随着党和政府各项新的政策法规的实施,今后每年都会不断有一些新的人群需要利用某方面的专业档案。比如,2006年国家对新中国成立后水库移民后期扶持政策出台,导致大批水库移民集中利用移民档案;又如,2015年国家对抗战老兵予以慰问,大批抗战老兵及其家属集中查阅抗战档案。因此,各级档案馆和档案室要每年不断关注上级和本级政府新出台的政策法规,关注由此将会带来的新的档案利用人群,提前做好准备并提供相关专业档案的利用。

五要关注新的档案工作合作者,吸收更多人参与、支持档案工作。新的档案工作合作者,既可以是党委、工会、群团、教育部门、宣传部门、党史、方志等各专业主管部门,也可以是企业、科研单位、媒体,还可以是民间收藏家、档案工作志愿者等。他们都有条件或可能从各个方面与档案部门合作。我们必须打开视野,随时关注他们,积极并善于同他们合作,借用他们的力量或平台搞好档案工作。比如,内蒙古乌海市档案局通过利用志愿者来做目录输入、档案扫描等。古人说,君子善假于物。也就是说,智者善于借用外力。档案部门必须善于借船出海,借梯上楼,乘风而上,这样才能事半功倍,以一当十,大踏步前进。

六要积极应用新的档案传播方式。对当今不断出现的各种新的档案传播方式,如微信、微博、手机客户端等新媒体,档案部门要积极运用。很多地方档案部门运用微信公众号传播档案信息,这些做法都很好。

七要积极应用新的档案存储载体。信息技术不断催生出各种新的存储密度越来越大、安全系数越来越高的档案存储载体,档案部门必须积极应用这些新的、性能更好的档案存储载体,以此对传统载体档案进行备份。

八要积极应用新的档案保护技术和管理方法。无论是本单位还是其他单位发明应用的,无论是档案系统还是其他系统发明应用的,无论是国内还是国外发明应用的档案保护技术和管理方法,只要适用并有利于本单位的档案工作,各级档案部门都应该积极应用,只有这样,才能不断推进档案工作有新的变化、达到新的水平、展现新的面貌。

九要创立新的档案工作制度。各级档案部门要按照党的十九大的部署要求,把制度重新梳理一遍,应该有但还没有的制度要补充建立,已经有但已不合时宜的制度要加以修订。无论是新建或修改,都要注意简明扼要,能管用。特别是对要害性的、底线性的规定,一定要写明一旦违反如何处罚。只有触及人的利益,才能真正管用,否则只能是白纸一张、空条文一堆,起不到实效。

十要建立新的档案工作机制。比如,把档案工作纳入年终考核内容的机制、文档一体化的机制、各种档案集中统一管理的机制、村档镇管的机制等等,只要有利于加强档案工作,就可以试验性地推行。

十一要再造档案工作流程。大数据时代,过去的一些工作流程越来越显得不合理和没必要,所以应该重新梳理,再造流程。

十二要探索档案工作新理论。例如,在大数据和人工智能时代,在档案的大利用时代,对过去的档案定义、归档的范围、档案服务的范围、档案鉴定的理论、档案的归宿和流向等,都需要进行重新探索和研究,以建立更加符合大数据和人工智能时代要求、符合全社会广泛利用需求和社会全员利用需求的档案工作新理论。比如,网站信息是不是档案、要不要归档、怎样归档、最终流向归于哪里等,就是一个非常迫切的问题。再比如,在电子文件已经普及的条件下,过去纸质文件的归档范围、保管期限是否能够适用于电子文件,也是必须抓紧研究确定的问题。如果不重新研究确定这些问题,必然会造成很多网络信息的散失,造成很多电子文件的散失,给我们党和国家的事业造成新的损失,为历史留下新的遗憾。

第四,要有网络思维,特别要有移动网络思维,为档案工作插上网络的翅膀、移动的翅膀。

目前,全球早已进入互联网时代,互联网已不只是一门科技、一种产业,而是一种政治、一种时尚、一种文化。各国政府、政客、商人、媒体人乃至平民百姓,都在争取向网络版图插上一脚并扩大疆界,网络已成为各种法人和自然人的竞技场和展示台。我们档案人也要具有网络意识和网络思维,积极在网络上插一脚、站根桩、占有一席之地,在网络版图上扩大自己的疆域,在虚拟世界扩大自己的影响。2015年,国家提出“互联网+”战略,党的十八届五中全会又提出“网络强国”战略,党的十九大再次提出建设网络强国。我们档案部门也要积极搞“互联网+档案”或“档案+互联网”,把档案与互联网结合起来,用互联网来宣传档案、宣传档案工作、宣传档案工作者。2014年,我到过一些西部山区,发现那里的农民已经具有互联网思维,开始利用互联网向全国甚至向全球销售他们的土特产品和手工艺品,搞电子商务了。我们档案工作者决不应落在他们后面。我们必须具有网络思维,特别是移动网络思维。因为网络是当代最广泛的大众传播工具,而移动网络又是网络中最广泛的传播工具。2014年下半年,美国智库曾发布报告称:“移动经济将对全球发展产生重大影响。”现在,很多地方的政府部门特别是行政服务中心都把档案信息与手机等移动网络挂钩,让网民通过手机获取档案信息;一些地方的档案部门也开始尝试在手机上发布档案信息。我把这称为“移动档案”,我认为,“移动档案”可以使政府实行透明执政和便民服务,提高行政透明度和行政效率,将对全球政治治理和社会治理产生重大影响,它将成为一种不可抗拒的新的潮流,流行于各国档案界和各国政府部门。我国档案工作者必须积极运用网络特别是移动网络,为档案工作插上现代的网络翅膀和移动翅膀,使档案飞翔起来、移动起来,让它无远弗届、无处不到,从而在网络版图上不断开疆拓土,扩大份额。

(未完待续)

原载于《中国档案报》2018年1月15日 总第3169期 第三版