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福建省政府发布《数字档案共享管理办法》

本报讯 (特约记者 叶建强 武毅田) 为推进数字档案资源有效利用,提升数字档案的共享服务水平,最近,福建省政府审议通过并发布了《福建省数字档案共享管理办法》(以下简称《办法》)。

《办法》共6章30条,在充分参考《电子档案移交与接收办法》《福建省政务数据管理办法》《福建省电子政务建设和应用管理办法》的基础上,对数字档案及数字档案共享的定义、适用范围,数字档案共享体系,数字档案共享服务,数字档案共享安全保障,以及数字档案共享的法律责任5个方面作了明确规定。

《办法》指出,数字档案是指机关、团体、企业事业单位和其他组织收集保存的,可以通过信息网络系统进行传输和在线利用的电子档案或纸质档案的数字化副本等,界定了参与共享的数字档案范围是包括多种载体的存量以及增量的电子档案,从而推动数字档案跨部门、跨区域的互联互通及共享利用。

在职责分工方面,《办法》明确县级以上人民政府应加强对本行政区域内数字档案共享工作的领导,建立协调机制,档案行政管理部门负责本行政区域内数字档案共享的统筹规划、组织协调、建设管理和监督指导,发展和改革、经济和信息化、财政、人力资源和社会保障、机构编制以及其他有关部门按照各自职责做好数字档案共享的相关工作。《办法》同时对综合档案馆、专业档案馆、档案形成单位以及公民、法人或其他组织参与数字档案共享作出规定,既促进各部门各单位的协同配合,也鼓励社会力量参与其中。

为实现数字档案互联互通,《办法》规定,要建立全省统一的数字档案共享体系,由省级档案行政管理部门负责建设和管理资源中心,并由省级综合档案馆构建数字档案管理网络系统。各档案形成单位属于归档范围的电子文件,博物馆、纪念馆、图书馆、方志馆等单位收藏的数字档案,都应向资源中心提交,资源中心同时对接福建省政务数据汇聚共享平台、福建省电子文件交换服务平台等基于云计算平台的电子政务网络,最终使各单位数字档案实现汇集、整合、存储、交换、利用,有效降低档案管理服务成本、提升档案使用效率,推动档案利用服务工作提质增效。

另外,开放公共数字档案、实现全民共享是《办法》具有前瞻性的制度设计。《办法》通过规定数字档案共享的原则、分类、范围、流程和方式,将数字档案分为无条件共享、有条件共享和暂不共享3类,公民只要凭身份证等合法、有效证件就可以通过共享平台直接查询和远程利用记载本人婚姻登记、学籍学历、工龄职称、土地房产权属的证明性数字档案,真正实现便民利用,服务百姓。

《办法》最后强调,数字档案共享应在保障安全的前提下开展,档案行政管理部门应建立健全安全管理工作机制、安全应急处置和灾难恢复机制,完善身份认证、访问控制、信息审计追踪等防控措施,对上传的数字档案进行必要处理。


原载于《中国档案报》2018年2月8日 总第3179期 第一版